ARSIP DAN KEARSIPAN

A.Pengertian Arsip

Secara  etimologi arsip dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Belanda arrchief dan bahasa Inggris archieve. Pada bahasa  Latin disebut archivum atau archium sedangkan menurut bahasa Yunani arche  yang berarti permulaan atau awal yang kemudian berkembang menjadi archia yang berarti catatan. Setelah itu mengalami perkembang kata menjadi aripcheton yang berarti gedung pemerintahan.

Menurut Choiriyah ( 2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut  denngan warkat . Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan  yang memuat  keterangan - keterangan  mengenai sesuatu subyek (pokok peroalan) ataupun peristiwa yang dibuat  orang untuk membantu  daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan pengertian di atas maka termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat - surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto - foto dan lain sebagainya. Namun sekarang ini lingkup lebih luas  mencakup audio, visual, dan audio visual lebih lanjut lagi dalam organissi publik, Undang - undang Nomor  43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I  Pasal 1 menyatakan  bahwa  arsip adalah rekama kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyakatan, berbangsa dan bernegara.

Menurut Sedarmayanti (2003: 55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur  dan menyusun  arsip dalam sautu tatanan  yang digunakan  sscara aman dan ekonomis. Dan lebih lanjud Komarudin (1993: 191) menyatakan bahwa  kearsipan merupakan suatu proses penyusunan dan penyimpanan  warkat asli atau copynya (salinan)sehingga dengan cara itu warkat  tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.

Fungsi dan tujuan kearsipan

Secara umum kearsipan mempunyai fungsi :

1. alat penyimpanan warkat
2. alat bantu perpustakaan khusus pada organisasi  besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi
3. alat bantu bagi pimpinan dan manajemen  dalam mengambil keputusan 
4. alat perekam perjalanan organisasi
5. mengefektifkan dn mengefisiensikan pekerjaan
6. alat untu memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7. alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan  bagi yang membutuhkan data
8. sumber informasi  peristiwa dan kegiatan  yang terjadi di kantor.

Pada lingkungan pemerintahan dan sektor publik lainnya, tujuan kearsipan  menurut pasal  3 Undang - undang No. 43 2009 tetang kearsipan adalah  :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan  yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasinal
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
3. menjamin terwujudnya  pengelolaan  arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan perundang - undangan.
4.  ,menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak - hak  kependataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autententik dan terpercaya.
5. mendinamiskan  penyelenggaraan  kearsipan  nasional  sebagai sistem  yang komperhensif dan terpadu
6. menjamin keselamatan  dan keamanan arsip sebagai bukti  pertanggungjawaban  dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan bernegara
7. menjamin keselamatan aet nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa
8. meningkatkan kualitas  pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arip autentik dan terpercaya.

Jenis - jenis arsip

berdasarkan media meliputi  :

1. Arsip berbasis kertas
2. Arsip lihat Dengar ( Audio Visual Archievives/Record )
3. Arsip kartografik dan arsitektual
4. Arsip elektronik

berdasarkan fungsi

1. Arsip dinamis

•  arsip aktif ( Active records) 
• arsip pasif ( Inactive records )

      2. Arsip statis

Asaz dan Siklus  Pengelolaan  Arsip

1. Sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Gabungan

Sistem kearsipan

1. Alphabetic filing system
2. Numeric filing system
3. Subject filing system
4. Geographic filing system
5. Chronologic filing system

Kegiatan filing  

1. penghimpunan arssip
2. penyortiran arsip
3. mengindeks caption
4. memberi kode arsip 
5. penyimpanan
6. pemeliharaan
7. pelayanan
8. penyusunan jadwal retensi
9. penyusutan

Surat Pesanan

A. Pengertian

Surat bisnis yang dibuat untuk melakukan pesanan kepada penjual agar penjual dapat mengirimkan barang/ jasa sesuai dengan kebutuhan yang dipesan sesuai dengan pesanan yang telah dibuat memenuhi kebutuhan yang diperlukan.

Surat ini dibuat oleh pembeli berdasarkan inisiatif pembeli dalam rangka memenuhi kebutuhan atau atas ketertarikan surat penawaran yang telah diterima dari penjual dan waktu bersamaan barang/ jasa yang ditawarkan sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan

B. Kriteria Surat Pesanan

Untuk menjadi surat pesanan yang baik dan jelas, serta komunikatif harus memenuhi persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi. Persyaratan tersebut  antara lain  :

1. Menyebutkan dasar pembuatan surat pesanan, yang dapat dibedakan menjadi  dua pertimbangan  dalam membuat surat pesanan  yaitu   :

• Kebutuhan - kebutuhan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan dalam kegiatan - kegiatan yang orgniasi kerja dalam menyelesaikan pekerjaan pokok maupun pekerjaan penuunjang.
• Ketertarikan atas surat penawaran yang telah diterima dari penjual/ suplayer dan penawaran tersebut sangat cocok dengan kebutuhan - kebutuhan yang ada sehingga barang - barang/ jasa tersebut sangat diharapkan untuk menutup kebutuhan yang diperlukan..

    2.  Menyebutkan pesanan - pesanan barang - barang / jasa dalam bentuk rincian yang jelas terkait 

         dengan nama barang, spesifikasi, banyak barang yang dibeli, harga satuan, jumlah dan total 

         pembelian, pembayaran uang muka, dan sisa pembayaran yang akan dibayar.

    3.  Menyebutkan tanggal pembayaaran uang muka / downpayment, serta cara pembayaran uang 

        muka ( transfer melalui bank / cara lainnya )

    4. Menyebutkan batas pembayaran sisa pembayaran dengan kondisi tertentu.

    5. Menyebutkan batas waktu penerimaan barang/ jasa

Persyaratan tersebut sangat diperlukan dalam membuat efektifitas surat pesanan, serta dapat membuat

surat pesanan lebih mudah dipahami penjual yang menerima pesanan. Sehingga dengan kejelasan informasi tentang pemesanan dapat ditindaklanjuti dengan tepat dan tidak mengecewakan pemesan.

C. Fungsi Surat Pesanan

Berdasarkan isi surat pesanan dapat diuraikan kegunaan - kegunaan dalam dunia bisnis, seperti  :

1. Menyampaikan  informasi keinginan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan.
2. Menyampaikan  informasi  tindakan yang telah dilakukan terkait dengan pemesanan seperti melakukan pembayaran uang muka .
3. Memberi informasi batas waktu sisa pembayaran dengan kondisi tertentu
4. Memberi informasi batas waktu penerimaan barang / jasa yang harus diterima.

Sehingga dengan fungsi - fungsi tersebut dapat memperlancar kegiatan - kegiatan organisasi terkait dengan pekerjaan pokok organisasi maupun kegiatan - kegiatan penunjang kegiatan pekerjaan pokok organisasi.

KOMPOSISI SUSUNAN SURAT PENAWARAN

Susunan surat penawaran seperti surat niaga yang lain dengan susunan sebagai berikut :

1. Nomor surat, yang diambilkan dari no. verbal surat keluar yang terdapat pada buku catatan surat keluar
2. Lampiran, menyebutkan jumlah lembaran yang menyertai surat
3. Hal/ Perihal, yang menyebutkan inti isi surat untuk mempermudah pembaca mengenali isi surat dari awal sebelum memehami lebih jauh
4. Tanggal surat, yaitu tanggal penandatangan surat
5. Alamat surat, yaitu menyebutkan nama lembaga/ seseorang yang dituju dari surat lengkap dengan keterangan domili hukum dari perorangan/ perusahaan ( jalan, dan kota )
6. Salam pembuka, yaitu memberikan sapaan kepada pembaca sebagai bentuk etika dalam surat sebelum menguraikan hal - hal yang akan dijabarkan dalam surat
7. Isi surat yangterbagi menjadi 3 bagian yaitu paragraf pertama yang mengutarakan uraian terkait dengan paragraf kedua yang intinya sebagai pengantar/ dasar penyampaian informasi yang perlu disampaikan. Untuk paragraf kedua memberikan informasi pokok terkait dengan pemberian surat kepada pembaca sesuai dengan alamat yang dituju dengan memberikan informasi tentang harga, kebijaksanaan penjualan, cara pengiriman barang, layanan purna jual, serta memberi keterangan lampiran harga, brosur. Paragraf ketiga terkait penegasan paragraf kedua, serta pemberian ucapan terima kasih atas perhatian dan kerja sama calon relasi/ pembeli.
8. Salam penutup, merupakan sapaan untuk menutup surat penawaran secara hormat
9. Penanggung jawab surat, menuliskan jabatan, tanda tangan,nama terang yang menandatangani surat penawaran.
10. 
    

SURAT PENAWARAN

A. PENGERTIAN

Surat niaga yang digunakan untuk menawarkan barang / jasa oleh penjual/ produsen/ pengusaha untuk menawarkan kepada calon relasi. Tujuan penawaran agar calon relasi untuk mempelajari barang / jasa yang ditawarkan sebelum menetapkan pembelian/ pemesanan barang / jasa.

B. MATERI

Dalam surat penawaran memberikan informasi tentang hal - hal perlu diketahui oleh calon relasi dengan rincian sebagai berikut :

1. Jenis barang / jasa yang ditawarkan
2. Ketentuan yang terkait layanan penjualan seperti cara pengiriman, cara pengepakan barang
3. Ketentuan terkait dengan layanan purna jual
4. Melampirkan brosur
5. Melampirkan katalog / Daftar harga

contoh surat permintaan penawaran

TOKO SEKAR

JL. HIJAU No. 34

Jakarta Selatan

No. : 23/A/II/2010 23 Februari 2010

Hal : Permntaan Penawaran

Kepada

PT Rahayu

Jl. Galih Pakuan No. 56

Tangerang

Dengan hormat,

Sehubungan makin berkurang jumlah persediaan persedian buku tulis dan alat - alat tulis di toko kami dan makin meningkat permintaan dari konsumen.

Dengan ini kami mohon kepada Saudara untuk mengirimkan brosur dan katalog, serta informasi yang terkait dengan layanan penjualan buku tulis dan alat tulis yang Saudara produksi. Informasi tersebut sudah kami terima pada 5 Maret 2010.

Demikian atas perhatian dan kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Pemilik Toko

Sujadi

SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

A. Pengertian

Surat niaga yang digunakan untuk komunikasi antara calon pembeli dan penjual untuk mendapatkan informasi tentang macam/ jenis dan spesifikasinya, harga barang/ jasa, serta kebijaksanaan penjualan seperti cara pembayaran, pemberian layanan penjualan, layanan purna jual, cara pengiriman, cara penyerahan.

B. Materi Informasi

1. Pemberian informasi barang/ jasa, beserta spefikasinya seperti : model, ukuran, warna, berat , bahan dasar ( biasa dilengkapi brosur yang menyertai surat
   
2. Pemberian informasi harga, yang berupa daftar harga secara terperinci dalam bentuk tabel terpisah dari surat ( sebagai lampiran )
3. Ketentuan yang menyangkut kebijaksanaan yang mengatur cara pembayaran, pemberian discount, dan layan penjualan termasuk layanan purna jual.

C. Proses pembuatan

Surat permintaan penawaran dapat dibuat atas dasar dari dua kemungkinan yaitu :

1. Berdasarkan inisiatif pembeli tanpa merespon iklan / perkenalan, hal ini berdasarkan kebutuhan informasi untuk mendapatkan barang / jasa dengan segala aspek terkait dengan pengadaan barang / jasa secara cepat sebelum melakukan pemesanan.
2. Berdasarkan informasi berupa iklan / surat perkenalan yang diterima, dengan untuk mengetahui secara detail yang diperlukan untuk proses pemesanan terkait dengan pengadaan barang / jasa yang akan diadakan dalam rangka memenuhi kebutuhan yang diperlukan.

D. Cara pembuatan Surat permintaan penawaran.

Langkah - langkah yang harus ditempuh :

1. Pahami dasar kebutuhan pembuatan surat permintaan penawaran, dengan memperhatikan nama barang / jasa yang diminta.
2. Alamat penjual / perusahaan yang hendak dituju.
3. Hal - hal lain selain jenis barang / jasa seperti informasi kebijaksanaan penjualan yang diperlukan.
4. Membuat konsep surat setelah memhami langkah i - 3.
5. Menyempurnakan konsep surat ( melakuka koreksi konsep surat ).
   
6. Membuat surat sesuai dengan konsep surat yang dikoreksi.

Komposisi surat sama dengan surat perkenalan usaha, namun untuk hal pada surat ini sesuai dengan tujuan surat yaitu permintaan Penawaran, untuk isi surat disesuaikan dengan materi permintaan penawaran.

TUGAS 1

I. JAWABLAH SOAL - SOAL DI BAWAH INI

1. Sebutkan ciri - ciri surat niaga !
2.Jelaskan fungsi surat niaga !
3.Jelaskan komposisi isi surat niaga !
4.Sebutkan peranan surat niaga dalam dunia perdagangan !
5.Sebutkan persyaratan yang harus dimiliki penulis konsep surat niaga ! Jelaskan !

II. MEMBUAT SURAT.

Buatlah surat perkenalan usaha, dengan menggunakan data di bawah ini :
a. Lembaga yang mengeluarkan surat adalah PT Dirgantara Jaya Abadi
b. Bidang usaha Distributor barang - barang elektronik
c. Relasi 230 perusahaan terdiri dari Toko, sekolah dan perusahaan komersiil di kota besar di P Jawa.

Untuk tanggal surat dan nomor surat, serta alamat yang dituju buatlah sendiri.