Surat Pesanan

A. Pengertian

Surat bisnis yang dibuat untuk melakukan pesanan kepada penjual agar penjual dapat mengirimkan barang/ jasa sesuai dengan kebutuhan yang dipesan sesuai dengan pesanan yang telah dibuat memenuhi kebutuhan yang diperlukan.

Surat ini dibuat oleh pembeli berdasarkan inisiatif pembeli dalam rangka memenuhi kebutuhan atau atas ketertarikan surat penawaran yang telah diterima dari penjual dan waktu bersamaan barang/ jasa yang ditawarkan sangat diperlukan untuk memenuhi kebutuhan

B. Kriteria Surat Pesanan

Untuk menjadi surat pesanan yang baik dan jelas, serta komunikatif harus memenuhi persyaratan - persyaratan yang harus dipenuhi. Persyaratan tersebut  antara lain  :

1. Menyebutkan dasar pembuatan surat pesanan, yang dapat dibedakan menjadi  dua pertimbangan  dalam membuat surat pesanan  yaitu   :

• Kebutuhan - kebutuhan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan yang diperlukan dalam kegiatan - kegiatan yang orgniasi kerja dalam menyelesaikan pekerjaan pokok maupun pekerjaan penuunjang.
• Ketertarikan atas surat penawaran yang telah diterima dari penjual/ suplayer dan penawaran tersebut sangat cocok dengan kebutuhan - kebutuhan yang ada sehingga barang - barang/ jasa tersebut sangat diharapkan untuk menutup kebutuhan yang diperlukan..

    2.  Menyebutkan pesanan - pesanan barang - barang / jasa dalam bentuk rincian yang jelas terkait 

         dengan nama barang, spesifikasi, banyak barang yang dibeli, harga satuan, jumlah dan total 

         pembelian, pembayaran uang muka, dan sisa pembayaran yang akan dibayar.

    3.  Menyebutkan tanggal pembayaaran uang muka / downpayment, serta cara pembayaran uang 

        muka ( transfer melalui bank / cara lainnya )

    4. Menyebutkan batas pembayaran sisa pembayaran dengan kondisi tertentu.

    5. Menyebutkan batas waktu penerimaan barang/ jasa

Persyaratan tersebut sangat diperlukan dalam membuat efektifitas surat pesanan, serta dapat membuat

surat pesanan lebih mudah dipahami penjual yang menerima pesanan. Sehingga dengan kejelasan informasi tentang pemesanan dapat ditindaklanjuti dengan tepat dan tidak mengecewakan pemesan.

C. Fungsi Surat Pesanan

Berdasarkan isi surat pesanan dapat diuraikan kegunaan - kegunaan dalam dunia bisnis, seperti  :

1. Menyampaikan  informasi keinginan untuk mendapatkan barang dan jasa yang diinginkan.
2. Menyampaikan  informasi  tindakan yang telah dilakukan terkait dengan pemesanan seperti melakukan pembayaran uang muka .
3. Memberi informasi batas waktu sisa pembayaran dengan kondisi tertentu
4. Memberi informasi batas waktu penerimaan barang / jasa yang harus diterima.

Sehingga dengan fungsi - fungsi tersebut dapat memperlancar kegiatan - kegiatan organisasi terkait dengan pekerjaan pokok organisasi maupun kegiatan - kegiatan penunjang kegiatan pekerjaan pokok organisasi.