SURAT PERMINTAAN PENAWARAN

A. Pengertian

Surat niaga yang digunakan untuk komunikasi antara calon pembeli dan penjual untuk mendapatkan informasi tentang macam/ jenis dan spesifikasinya, harga barang/ jasa, serta kebijaksanaan penjualan seperti cara pembayaran, pemberian layanan penjualan, layanan purna jual, cara pengiriman, cara penyerahan.

B. Materi Informasi

1. Pemberian informasi barang/ jasa, beserta spefikasinya seperti : model, ukuran, warna, berat , bahan dasar ( biasa dilengkapi brosur yang menyertai surat
   
2. Pemberian informasi harga, yang berupa daftar harga secara terperinci dalam bentuk tabel terpisah dari surat ( sebagai lampiran )
3. Ketentuan yang menyangkut kebijaksanaan yang mengatur cara pembayaran, pemberian discount, dan layan penjualan termasuk layanan purna jual.

C. Proses pembuatan

Surat permintaan penawaran dapat dibuat atas dasar dari dua kemungkinan yaitu :

1. Berdasarkan inisiatif pembeli tanpa merespon iklan / perkenalan, hal ini berdasarkan kebutuhan informasi untuk mendapatkan barang / jasa dengan segala aspek terkait dengan pengadaan barang / jasa secara cepat sebelum melakukan pemesanan.
2. Berdasarkan informasi berupa iklan / surat perkenalan yang diterima, dengan untuk mengetahui secara detail yang diperlukan untuk proses pemesanan terkait dengan pengadaan barang / jasa yang akan diadakan dalam rangka memenuhi kebutuhan yang diperlukan.

D. Cara pembuatan Surat permintaan penawaran.

Langkah - langkah yang harus ditempuh :

1. Pahami dasar kebutuhan pembuatan surat permintaan penawaran, dengan memperhatikan nama barang / jasa yang diminta.
2. Alamat penjual / perusahaan yang hendak dituju.
3. Hal - hal lain selain jenis barang / jasa seperti informasi kebijaksanaan penjualan yang diperlukan.
4. Membuat konsep surat setelah memhami langkah i - 3.
5. Menyempurnakan konsep surat ( melakuka koreksi konsep surat ).
   
6. Membuat surat sesuai dengan konsep surat yang dikoreksi.

Komposisi surat sama dengan surat perkenalan usaha, namun untuk hal pada surat ini sesuai dengan tujuan surat yaitu permintaan Penawaran, untuk isi surat disesuaikan dengan materi permintaan penawaran.

TUGAS 1

I. JAWABLAH SOAL - SOAL DI BAWAH INI

1. Sebutkan ciri - ciri surat niaga !
2.Jelaskan fungsi surat niaga !
3.Jelaskan komposisi isi surat niaga !
4.Sebutkan peranan surat niaga dalam dunia perdagangan !
5.Sebutkan persyaratan yang harus dimiliki penulis konsep surat niaga ! Jelaskan !

II. MEMBUAT SURAT.

Buatlah surat perkenalan usaha, dengan menggunakan data di bawah ini :
a. Lembaga yang mengeluarkan surat adalah PT Dirgantara Jaya Abadi
b. Bidang usaha Distributor barang - barang elektronik
c. Relasi 230 perusahaan terdiri dari Toko, sekolah dan perusahaan komersiil di kota besar di P Jawa.

Untuk tanggal surat dan nomor surat, serta alamat yang dituju buatlah sendiri.

CONTOH SURAT PERKENALAN USAHA

CV AGUNG JAYA

DISTRIBUTOR BUKU DAN ALAT - ALAT TULIS

JL. Panorama no. 34, Jakarta - telp. 53574065

____________________________________________________________

10 Februari 2010

No. : 23/A.1/II/2010
Lamp. : -
Hal : Perkenalan Usaha

Kepada Yth.
Kepala SMK Widya Bakti
J l. Suryo Pranoto no. 54
Jakarta Pusat


Dengan hormat,

Dalam rangka menunjang kelancaran penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis kantor di lingkungan lembaga pendidikan formal maupun non formal.

Dengan ini kami memperkenalkan diri bahwa kami adalah perusahaan yang bergerak dibidang penyaluran buku - buku pelajaran dari berbagai penerbit serta alat tulis kebutuhan sekolah. Hingga saat ini telah melayani 200 sekolah di berbagai kota di P. Jawa baik sekolah negeri maupun sekolah swasta. Dalam kesempatan ini kami mencoba kemungkinan di masa yang akan datang dapat membantu menyediakan pasokan buku - buku pelajaran, buku tulis, dan alat - alat tulis kebutuhan sekolah yang Bapak pimpin. Adapun untuk harga dan layanan penjualan dan purna jual akan tetap kami jamin dengan memuaskan.

Demikian perkenalan kami dan untuk di masa yang akan datang kami berharap dapat membantu penyediaan kebutuhan buku pelajaran dan alat tulis. Atas perhatian Bapak kami ucapka terima kasih.

Hormat kami,
Direktur



Bejo Suprayogi

PEMBUATAN SURAT PERKENALAN USAHA

a. Proses Pengumpulan data, yang diperlukan sesuai pembuatan surat perkenalan usaha
terdiri dari :

1. Statistik usaha
2. Bidang usaha
3. Kebijaksanaan dalam layanan usaha
4. Kebijaksanaan harga
   
5. Statistik relasi

b. Proses pembuatan konsep surat, dengan melakukan hal - hal sebagai berikut :

1. Menuliskan tanggal sesuai dengan tanggal penandatanganan surat oleh pejawabat yang akan menandatangani surat. dan menempatkan sesuai dengan bentuk surat.
   
2. Menuliskan nomor surat sesuai dengan no.verbal surat yang terdapat pada buku catatan surat keluar.
3. Menuliskan jumlah lembar yang keterangan tertulis sebagai pelengkap keterangan surat surat apabila ada ( sesuai dengan jumlah lembar keterangan yang menyertai )
4. Menuliskan alamat yang dituju
5. Menulis salam pembuka
6. Menulis paragraf pertama, dengan rangkaian kalimat yang bersifat mengantar isi surat ( sebagai basi - basi sebelum menyampaikan inti isi surat )
7. Menulis paragraf kedua dengan mengungkapkan informasi tentang kebijaksanaan penjualan, harga, layanan, statistik usaha, dan statistik pelanggan, serta harapan untuk memberikan layanan penjualan / kerja sama bisnis
8. Menulis paragaaf ketiga penegas penyampaian informasi, yang memungkina terjadi bisnis.
9. Menulis salam penutup
10. Menulis penanggung jawab surat
    

SURAT PERKENALAN

A. Pengertian

Surat perkenalan, merupakan surat dibuat oleh penjual / perusahaan untuk mengenalkan usaha yang telah dijalankan dari suatu periode dalam kurun waktu tertentu dengan tujuan untuk mengenalkan usaha kepada calon relasi, calon kolega dalam bisnis dalam rangka untuk mengembangkan pasar/ untuk mendapatkan pesanan untuk melakukan aktivitas pemasaran.

B. Susunan Surat

Susunan surat terdiri dari :

1. Tanggal surat
2. Nomor surat
3. Lampiran
4. Perihal
5. Alamat surat
6. Salam pembuka
7. Isi surat, yang terbagi menjadi 3 bagian

a. Pengantar isi surat ( Pargraf pertama )
b. Pemaparan isi surat ( paragraf kedua )
c. Penutup isi surat ( paragraf ketiga )

8. Salam penutup
9. Penanggung jawab surat/ penandatangan surat d
10. initial

C. Materi Informasi Yang dimuat

1. Pendirian usaha
2. Kegiatan usaha
3. Bentuk layanan
4. Perkembangan relasi dalam kurun waktu yang telah dijalani
5. Kondisi perusahaan / usaha yang sedang berjalan
6. Memberikan peluang untuk kerja sama / layanan
   

SURAT NIAGA

A. Pengertian

Surat yang digunakan untuk melakukan aktivitas kegiatan perdagangan yang meliputi perkenalan usaha, permintaan penawaran, penawaran, pesanan, konfirmasi pesanan, pengiriman pesanan, pengaduan, penyelesaian pengaduan, dan penagihan pembayaran.

B. Persyaratan untuk membuat surat niaga.

1. Menguasai bahasa surat
2. Memahami dan Menguasai istilah dalam perniagaan/ perdagangan
3. Mampu menguasai pokok permasalahan isi surat niaga
4. Mampu menyusun konsep surat niaga
5. Mampu menyempurnakan konsep surat niaga