ARSIP DAN KEARSIPAN

A.Pengertian Arsip

Secara  etimologi arsip dalam bahasa Indonesia yang berasal dari bahasa Belanda arrchief dan bahasa Inggris archieve. Pada bahasa  Latin disebut archivum atau archium sedangkan menurut bahasa Yunani arche  yang berarti permulaan atau awal yang kemudian berkembang menjadi archia yang berarti catatan. Setelah itu mengalami perkembang kata menjadi aripcheton yang berarti gedung pemerintahan.

Menurut Choiriyah ( 2007:5) menyatakan bahwa istilah bahasa Indonesia, arsip terkadang disebut  denngan warkat . Warkat merupakan setiap catatan tertulis, baik dalam bentuk gambar ataupun bagan  yang memuat  keterangan - keterangan  mengenai sesuatu subyek (pokok peroalan) ataupun peristiwa yang dibuat  orang untuk membantu  daya ingatan orang itu pula. Berdasarkan pengertian di atas maka termasuk dalam pengertian arsip itu misalnya surat - surat, kwitansi, faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar harga, kartu penduduk, bagan organisasi, foto - foto dan lain sebagainya. Namun sekarang ini lingkup lebih luas  mencakup audio, visual, dan audio visual lebih lanjut lagi dalam organissi publik, Undang - undang Nomor  43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I  Pasal 1 menyatakan  bahwa  arsip adalah rekama kegiatan atau peristiwa  dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat  dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyakatan, berbangsa dan bernegara.

Menurut Sedarmayanti (2003: 55) menyatakan bahwa kearsipan adalah kegiatan mengatur  dan menyusun  arsip dalam sautu tatanan  yang digunakan  sscara aman dan ekonomis. Dan lebih lanjud Komarudin (1993: 191) menyatakan bahwa  kearsipan merupakan suatu proses penyusunan dan penyimpanan  warkat asli atau copynya (salinan)sehingga dengan cara itu warkat  tersebut dapat ditemukan dengan mudah jika diperlukan.

Fungsi dan tujuan kearsipan

Secara umum kearsipan mempunyai fungsi :

1. alat penyimpanan warkat
2. alat bantu perpustakaan khusus pada organisasi  besar yang menyelenggarakan sistem sentralisasi
3. alat bantu bagi pimpinan dan manajemen  dalam mengambil keputusan 
4. alat perekam perjalanan organisasi
5. mengefektifkan dn mengefisiensikan pekerjaan
6. alat untu memecahkan permasalahan yang dihadapi organisasi
7. alat untuk memberikan keterangan yang diperlukan  bagi yang membutuhkan data
8. sumber informasi  peristiwa dan kegiatan  yang terjadi di kantor.

Pada lingkungan pemerintahan dan sektor publik lainnya, tujuan kearsipan  menurut pasal  3 Undang - undang No. 43 2009 tetang kearsipan adalah  :

1. menjamin terciptanya arsip dari kegiatan  yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasinal
2. menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah
3. menjamin terwujudnya  pengelolaan  arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan - ketentuan perundang - undangan.
4.  ,menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak - hak  kependataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autententik dan terpercaya.
5. mendinamiskan  penyelenggaraan  kearsipan  nasional  sebagai sistem  yang komperhensif dan terpadu
6. menjamin keselamatan  dan keamanan arsip sebagai bukti  pertanggungjawaban  dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa , dan bernegara
7. menjamin keselamatan aet nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa
8. meningkatkan kualitas  pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arip autentik dan terpercaya.

Jenis - jenis arsip

berdasarkan media meliputi  :

1. Arsip berbasis kertas
2. Arsip lihat Dengar ( Audio Visual Archievives/Record )
3. Arsip kartografik dan arsitektual
4. Arsip elektronik

berdasarkan fungsi

1. Arsip dinamis

•  arsip aktif ( Active records) 
• arsip pasif ( Inactive records )

      2. Arsip statis

Asaz dan Siklus  Pengelolaan  Arsip

1. Sentralisasi
2. Desentralisasi
3. Gabungan

Sistem kearsipan

1. Alphabetic filing system
2. Numeric filing system
3. Subject filing system
4. Geographic filing system
5. Chronologic filing system

Kegiatan filing  

1. penghimpunan arssip
2. penyortiran arsip
3. mengindeks caption
4. memberi kode arsip 
5. penyimpanan
6. pemeliharaan
7. pelayanan
8. penyusunan jadwal retensi
9. penyusutan